Orientaciones para la gestión y canalización de donaciones del sector privado a Colombia

En atención al sismo ocurrido el 10 de agosto de 2026 y a las acciones adelantadas por el Gobierno para atender las afectaciones ocasionadas, valoramos profundamente los ofrecimientos de asistencia y solidaridad internacional.

La Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia (APC-Colombia)[1], en el marco de sus competencias[2], tiene a su cargo gestionar, orientar, articular y acompañar el proceso relacionado con la recepción y nacionalización de las donaciones provenientes de actores privados internacionales (Oorganizaciones no Gubernamentales, Empresas, Organizaciones de asistencia humanitaria internacional, filantropía, universidades y gremios, entre otros).

Con el fin de facilitar el conocimiento y la adecuada aplicación de los procedimientos y requisitos establecidos para la gestión, formalización, recepción y nacionalización de las donaciones, APC-Colombia pone a disposición las siguientes orientaciones generales dirigidas a los actores privados internacionales interesados en realizar donaciones en especie a nuestro país.

1. Presentación del ofrecimiento

Para iniciar el proceso, el ofrecimiento de donación debe ser presentado y formalizado por el donante privado y mediante comunicación escrita al correo electrónico alianzas@apccolombia.gov.co con la siguiente información:

• Nombre completo, número de identificación y datos de contacto del donante.
• Descripción detallada de los bienes ofrecidos, incluyendo cantidad y unidad de medida.
• Valor estimado de la donación.
• País de origen y puerto de arribo, incluyendo medio de transporte.
• Beneficiario o entidad destinataria/receptora de la donación (si se tiene identificada).
• Datos de la Agencia de aduanas (si ya se cuenta con ella).
• Información sobre la responsabilidad de los costos asociados a la importación, nacionalización, transporte, almacenamiento y demás gastos relacionados (información disponible).
• Cualquier condición o requerimiento técnico, logístico o de otra índole asociado a la donación.
• Anexo de listado y especificaciones técnicas, registros, y otros que correspondan de acuerdo al listado de productos o servicios a ofrecer.

Esta información permitirá valorar del ofrecimiento de manera preliminar y determinar las gestiones necesarias para su canalización.

2. Evaluación y Aprobación de la donación

2.1. Evaluación

Una vez recibido el ofrecimiento, a través del correo electrónico señalado anteriormente, APC-Colombia validará la información y remitirá mediante oficio con los respectivos anexos entregados por el donante a las entidades nacionales competentes (Unidad Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), Ministerio de Salud y Protección Social, INVIMA, ICA, entre otras) para informar, recibir visto bueno o aprobación según corresponda en cada caso y de acuerdo al listado de los productos o servicios ofrecidos por el donante.

2.2. Aprobación

La aprobación de un ofrecimiento por parte de la UNGRD y/o Min Salud u otra entidad pública competente, será requerida en los siguientes casos

i) la donación sea ofrecida a la UNGRD para su recepción;

 ii) la donación incluya medicamentos de síntesis química; medicamentos biológicos; radiofármacos; gases medicinales; medicamentos homeopáticos;            productos Fito terapéuticos; dispositivos médicos; equipos biomédicos nuevos y repotenciados; reactivos de diagnóstico in vitro; suplementos dietarios; alimentos no perecederos y bebidas no alcohólicas; alimentos para propósitos médicos especiales APME; productos de higiene doméstica; productos absorbentes de higiene personal; cosméticos; los demás productos de uso humano sometidos a inspección, vigilancia y control sanitario por parte del INVIMA cuya recepción resulte necesaria para la atención del desastre. (Decreto 1327 de 2026)

 iii) otros productos de uso y consumo humano (Decreto 1327 de 2026);

 iv) prestación de servicios públicos;

V) productos sujetos a regulación;

Vi) Productos y maquinarias usadas, repotenciados o regulados.

3. Verificación ruta de nacionalización:

Se verificará que el donante y el receptor tengan definidos todos los aspectos de la operación logística para la llegada de los bienes al país, los trámites a realizar por parte de la agencia aduanera, así como la logística para recepción y entrega al beneficiario final de la donación. APC-Colombia acompañará la verificación con el donante y el receptor.

4. Definición de la agencia de aduanas

Para la importación en Colombia es necesario contar con una agencia de aduanas[3] (agente aduanero) desde antes del envío de la donación, ya que será esta agencia de aduanas la que se encargará de orientar el proceso normativo y de logística internacional para la recepción de las donaciones[4].

La agencia de aduanas asesorará sobre productos susceptibles de importación de acuerdo con la clasificación arancelaria, cumplimiento de requisitos en productos regulados, documentos requeridos y será la encargada de adelantar las gestiones correspondientes al proceso de importación y nacionalización ante la DIAN.

Una vez seleccionada y contratada, bien sea por el donante, por el receptor de la donación u otro aliado, sus datos deberán ser comunicados a APC - Colombia[5].

5. Formalización de la donación y envío

Una vez se cumplan todos los requisitos anteriormente señalados y se obtenga el visto bueno y/o aprobación de envío de la donación por parte de la autoridad competente, la decisión será informada al donante a través de correo electrónico, el cual deberá continuar el proceso remitiendo la siguiente documentación:  

• Certificado de donación, con el detalle y las especificaciones técnicas de los bienes;
• Carta de exoneración de responsabilidades, en los términos establecidos para el procedimiento;

• Factura comercial o documento equivalente que soporte la donación;
• Certificado de donación;
• Lista de empaque;
• Documento de transporte correspondiente: número de vuelo y guía aérea, fecha y hora estimada de donación; hora estimada de la carga en bodega; ubicación para inspección; datos de contacto de la persona responsable de la donación; datos de la persona que recibirá la carga;
• Documentos relacionados con el origen de los bienes;
• Registro o licencia de importación;
• Certificados sanitarios, fitosanitarios u otros documentos exigidos según la naturaleza de los bienes (se aplicará lo establecido en el Decreto 1327 de 2026);
• Los demás documentos exigidos por la DIAN o por las autoridades competentes;

La documentación requerida podrá variar de acuerdo con la naturaleza y características de los bienes relacionados en la donación.

6. Embarque, importación y nacionalización

Los bienes no deberán ser embarcados ni despachados hacia Colombia antes de contar con la todos los documentos organizados y pasos anteriores, completamente cumplidos.  Evite gastos de bodegaje y otros costos adicionales, que puedan ser causados por no contar con las aprobaciones y requisitos necesarios para el ingreso al país

Una vez surtida esta etapa, la agencia de aduanas o quien haga sus veces[6] coordinará con APC Colombia las actuaciones necesarias para la importación y nacionalización de los bienes.

Durante este proceso, se deberá definir con el receptor de la donación/ consignatario los últimos pasos de envío. Pueden actuar como consignatarios las siguientes entidades:

1. La APC-Colombia podrá actuar como consignatario de los bienes objeto de la donación, sin que ello implique que sea el beneficiario final. Este caso podrá aplicar para donaciones donde el beneficiario será una ONG o entidad pública.
2. La UNGRD actúa como consignatario para aquellas donaciones donde será el beneficiario, y se encargará de la distribución de los productos y servicios donados según sus propios protocolos y procedimientos.
3. Otro consignatario: cuando el beneficiario está inscrito como importador.

Para el caso en que APC-Colombia sea consignatario, la agencia de aduanas seleccionada por el donante o el receptor de la donación adelantará las gestiones correspondientes en coordinación y/o informando a APC -Colombia.

APC-Colombia con la información completa de la carga y el cumplimiento de los pasos anteriormente mencionados, podrá solicitar al INVIMA y el ICA la inspección de la carga, así como notificar a otras entidades que intervienen en el proceso de importación y nacionalización.

7. Costos asociados al proceso

Los costos relacionados con la importación, nacionalización, transporte desde la ciudad de origen hasta Colombia, almacenamiento, bodegaje, logística y demás gastos asociados deberán ser asumidos de acuerdo con lo definido entre el donante y/o el beneficiario final, o sumando otros aliados en el proceso.

APC - Colombia no asumirá costos aduaneros, logísticos, de transporte, bodegaje, nacionalización ni los asociados a los bienes recibidos en donación.  

CUANDO APC-Colombia sea el Consignatario de la donación deberán ser aplicados los aplican los dos siguientes pasos adicionales:

8. Recepción, validación y registro de los bienes

Una vez los bienes arriben al país, APC - Colombia realizará la correspondiente validación en campo, verificando las cantidades, estado, referencias y especificaciones técnicas frente a la documentación de la donación.

Esta actividad será soportada mediante el Acta de Validación en Campo.

Posteriormente, se realizará el registro administrativo correspondiente de los bienes recibidos.

9. Entrega al beneficiario final

Culminadas las gestiones de importación, nacionalización y registro, APC -Colombia coordinará con el beneficiario final la entrega de los bienes.

La entrega será formalizada mediante el Acta de Entrega de la Donación, garantizando la trazabilidad del proceso hasta el beneficiario final.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Con el propósito de evitar inconvenientes durante el proceso, agradecemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

1. No realizar el envío de los bienes hacia Colombia antes de recibir la aceptación formal y las instrucciones correspondientes. Evite que su donación sea retenida por la DIAN.

2. Se sugiere contar con una agencia de aduanas, la cual deberá validar previamente los requisitos de importación y nacionalización aplicables a los bienes.

3. Los costos asociados a la importación, nacionalización, transporte, almacenamiento y demás gastos, relacionados no serán asumidos por APC Colombia. Por ello deberán ser analizados para cada donación, asegurando siempre su provisión por el donante, receptor u otro aliado. 

4. Una vez remita su ofrecimiento a APC-Colombia será asignado un enlace que le acompañará en el proceso.

El cumplimiento de estas condiciones permitirá garantizar que las ayudas puedan ser recibidas y canalizadas de manera adecuada, evitando demoras, costos adicionales o inconvenientes en el proceso de importación y entrega los cuales no podrán ser asumidos por APC-Colombia.

Para iniciar la gestión del ofrecimiento, agradecemos remitir la información preliminar de la donación a: alianzas@apccolombia.gov.co

Agradecemos nuevamente su solidaridad y disposición para contribuir a la atención de las personas y comunidades afectadas por la emergencia.

[1] De conformidad con el artículo 5 del Decreto 4152 de 2011, APC-Colombia tiene como función gestionar, orientar y coordinar técnicamente la cooperación internacional pública, privada, técnica y financiera no reembolsable que reciba y otorgue el país, así como apoyar la canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de cooperación internacional. 

[2] De conformidad con el artículo 5 del Decreto 4152 de 2011, la Ley 1523 de 2012, Resolución 035 de 2015 y el Protocolo de Donaciones Internacionales ante Emergencias de la Unidad Nacional ante situaciones de emergencia de la UNGRD.

[3] El artículo 12 del Decreto 2883 de 2008 establece que: Las agencias de aduanas son las personas jurídicas autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para ejercer el agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.

Las agencias de aduanas tienen como fin esencial colaborar con las autoridades aduaneras en la estricta aplicación de las normas legales relacionadas con el comercio exterior para el adecuado desarrollo de los regímenes aduaneros y demás actividades y procedimientos derivados de los mismos.

[4] Se recomienda principalmente para iniciativas con centros de acopio contar con orientación de un agente aduanero u organizaciones con experiencia en traslado de ayudas humanitarias, en tanto movilizar e importar documentos en el marco de emergencias no exime del cumplimiento de trámites y requisitos.

[5] En caso de no contratarse una Agencia de Aduanas, será responsabilidad del receptor o importador adelantar los trámites y preparar la documentación.  APC-Colombia no asumirá la responsabilidad del Agencia de Aduanas. 

[6] Algunas instituciones públicas y entidades privadas se encuentran inscritos como importadores y cuentan con competencias y equipo para adelantar de manera directa el proceso de importación y legalización de la donación. En casos diferentes siempre recomendamos la contratación de un Agente Aduanero.