¡Deje eso quieto! Yo conozco mi desorden

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Julio 17, 2017

¡Deje eso quieto! Yo conozco mi desorden

¿Alguna vez ha escuchado esta frase?  Es posible que sí, pues es muy común justificar nuestro desorden exclamando la frase mágica:  ¡déjeme eso quieto que YO conozco mi desorden!

 

¡Deje eso quieto! Yo conozco mi desorden

Día a día nuestro trasegar por el mundo está acompañado por los documentos; éstos aparecen en diferentes momentos  de nuestra vida:  ya sea la personal, la familiar, la política y, desde luego,  en nuestra vida laboral.

Certificados de nacimiento, registros civil, cartas de amor, facturas de servicios públicos, exámenes médicos, actas y convenios, por nombrar algunos, pasan por nuestras manos casi que a diario. Sin embargo, existe una mezcla de la cual adolecemos muchos a la hora de administrar nuestros documentos: la eficiente combinación entre disciplina y voluntad.

Administrar información es una actividad que nos corresponde, pero desconocemos de fondo las implicaciones y responsabilidades que ello da lugar y es ahí donde esa debilidad se nos convierte en un dolor de cabeza. Independientemente de la profesión que tengamos, del nivel jerárquico donde nos encontramos o de la labor que ejecutemos, siempre nuestro qué hacer estará ligado a la producción, recepción o administración de un documento; éstos serán siempre la evidencia y testimonio de nuestro paso por un cargo o del desarrollo de diversas actividades.

Ahora, si conoces tu desorden ¿no te hará la vida más fácil conocer tu orden? Si bien es cierto los cambios generan traumatismos, debemos romper este paradigma ya que el manejo de la documentación ha sido visto como una actividad secundaria y que solo involucra al personal técnico o asistencial ¡grave error!  

En muchas oportunidades somos quienes generamos, recibimos, firmamos y le damos vida y forma a la información, que finalmente es contenida en documentos, pero descuidamos por completo dónde termina su ciclo y solo vuelve a ser importante cuando son el insumo que nos puede sacar de una situación incómoda, máxime cuando en Colombia día a día el concepto de transparencia y acceso a la información pública goza de mayor empoderamiento y se acompaña de altos índices de confiabilidad.

Por tal razón, conocer tu orden, pero ante todo estructurarlo y evidenciarlo, mediante la información que administras, mostrará de ti una faceta organizada, planificadora y de alto nivel profesional, convirtiendo así tus archivos en una herramienta estratégica para la eficiencia administrativa en el sector público.


Por: Víctor David Vera
Profesional en administración pública y especialista en Gerencia de Proyectos; dedicado a la actividad archivística desde hace 16 años. Además fue instructor del SENA y desde septiembre de 2016 trabaja en APC-Colombia. Asume los retos de manera práctica y es un convencido de que las cosas se hacen fáciles si e les imprime mucha creatividad. 

Dato curioso: amante de la cocina y de los viajes.

 

 

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